Do conceito ao cenário operacional
“Ter um assistente conversacional” não é um objetivo institucional. Um caso de uso útil descreve quem precisa de informação, quais são as fontes autorizadas, que resultado se espera e quando deve existir intervenção humana.
Os exemplos seguintes representam necessidades reais e recorrentes nestes setores. Não são apresentados como testemunhos de clientes nem como resultados já obtidos pelo Acervo.
Museu: contextualizar uma peça durante a visita
Uma visitante encontra uma peça e pergunta pelo período, técnica ou relação com outras obras. O serviço consulta fichas de inventário e textos curatoriais aprovados, responde numa linguagem adequada ao público e indica as fontes.
Valor a medir: utilização do guia, temas explorados e percentagem de respostas sustentadas pelas fontes curatoriais.
Município: explicar um procedimento publicado
Um munícipe pergunta que documentos são necessários para um pedido. O serviço pesquisa regulamentos e páginas oficiais em vigor, apresenta uma síntese e encaminha para o balcão competente quando a situação exige análise individual.
Valor a medir: redução de contactos repetitivos e taxa de encaminhamento correto.
Universidade: atravessar repositórios numa investigação
Uma investigadora procura um tema distribuído por teses, artigos e coleções especiais. O serviço reúne passagens relevantes, preserva autoria e citação e permite aprofundar a pesquisa sem substituir a leitura das fontes.
Valor a medir: tempo até encontrar documentação relevante e cobertura das referências citadas.
Arquivo: descobrir relações entre fundos
Uma técnica procura ocorrências de uma entidade em séries documentais distintas. A pesquisa semântica complementa os instrumentos de descrição e apresenta resultados com proveniência, datas e restrições de acesso.
Valor a medir: precisão dos resultados e novas ligações documentais validadas pela equipa.
O padrão comum
Nos quatro cenários, a tecnologia serve uma cadeia verificável: pergunta, pesquisa autorizada, resposta, citação e, quando necessário, encaminhamento humano. É essa cadeia — não a fluência do texto — que transforma IA numa capacidade institucional controlável.